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... an den richtigen Schrauben drehen!

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So gelingt Ihre ERP-Systemauswahl!

Hier zeige ich Ihnen, wie Ihr ERP-Projekt gelingt.

  • Erfahrungen aus meinen ERP-Projekten
  • und konkrete Tipps für eine erfolgreiche ERP-Systemauswahl.
     

Alles aus einem Guss                                                                                                            Oktober 2016

SchnittstelleLegen Sie Wert darauf, dass 80% Ihrer Prozesse im ERP-System abgebildet werden. Für Stammdaten wie Adressen und Artikel würde ich sogar 100% anstreben. Das bringt nicht nur Klarheit für die Benutzer, sondern erleichtert ebenso die Datenpflege und die Datensuche und reduziert schließlich den Administrationsaufwand.
Bedenken Sie, dass jede Schnittstelle zusätzliche Kosten verursacht und fehleranfällig ist.

 

Trovarit - Ergebnisse ERP-Umfrage 2016                                                                               Oktober 2016

ERP_2016Die aktuelle Trovarit ERP-Umfrage hat wiederum gezeigt, dass es einen nahezu linearen Zusammenhang zwischen Systemzufriedenheit und Anbieterzufriedenheit gibt. Das heißt, ist der Kunde mit seinem ERP-System zufrieden, ist er in der Regel auch mit seinem Anbieter zufrieden. Daraus schließt sich: gutes System - guter Anbieter und andersrum: schlechtes System - schlechter Anbieter.
Was die Bewertung auch noch klar zeigt: Die großen ERP-Systeme/Anbieter werden tendenziell schlechter bewertet als die kleinen ERP-Systeme/Anbieter. Das liegt daran, dass die Komplexität an Funktionen und Anforderungen steigt, je größer die Installation ist, das heißt, je höher die Anzahl der User ist, die mit dem System arbeiten. Die Messlatte ist für solche Anbieter damit viel höher, was sich in der Zufriedenheit niederschlägt

 

Formulare: Besser selber machen ...                                                                                     August 2015

FormulareIm Tagesgeschäft werden Formulare wie Angebot, Rechnung und Lieferschein laufend benötigt. In der Regel sind diese als Standardformulare im ERP-System hinterlegt und werden auf das Unternehmen angepasst.

Aus meiner Praxis weiss ich, dass hierbei mitunter viele Änderungen erforderlich sind. Das sind formale und inhaltliche Änderungen. Diese ergeben sich nicht nur am Anfang bei der Einführung des ERP-Systems, sondern auch fortlaufend. Stellen Sie sich folgendes vor: Ihre Bankverbindung ändert sich, damit müssen alle Formulare angepasst werden. Achten Sie deshalb bei der ERP-Auswahl darauf, dass Sie den Formular-Editor selbst bedienen können. Auch wenn dafür eine zusätzliche Schulung erforderlich ist, bleiben Sie frei und unabhängig und können neue Formularanforderungen schnell umsetzen.

 

Beweisführung beim Anbieter einfordern                                                                                 März 2014

AkribischLegen Sie akribisch genau fest, was Sie wollen und lassen Sie den Anbieter akribisch genau nachweisen, dass er es kann. Das kostet zwar etwas mehr Zeit, doch zahlt sich am Ende aus. Erst wenn alle Funktionen vollständig im Detail geprüft sind, wird eine sichere Entscheidung für das neue ERP-System möglich.

 

Listenpreis und Wartungspreis                                                                                                     Juli 2013

Egal welchen Rabatt Sie beim Softwarepreis rausschlagen, der Wartungspreis wird immer vom Listenpreis gerechnet. Die Wartungspreise liegen in der Regel zwischen 16% und 20%. Damit kaufen Sie im Schnitt Ihre Software alle 5 bis 6 Jahre neu.
Tipp: Berücksichtigen Sie beim Anbieter-Preisvergleich unbedingt auch die Wartungskosten. Und übrigens: Nicht nur Softwarepreise auch Wartungspreise sind verhandelbar.

 

Das ERP-System ist die Zentrale                                                                                                  Juni 2013

Deklarieren Sie Ihr ERP-System zum zentralen System in Ihrem Unternehmen. Alle anderen Systeme ordnen sich dem ERP-System unter. Damit werden Daten nur im ERP-System gepflegt und ggf. per Schnittstelle an Subsysteme weitergegeben. Das ERP-System behält die Änderungshoheit.
Ausnahmen gibt es allerdings. Zum Beispiel die CAD/PDM-Schnittstelle: Hier holt sich einmal das PDM-System die Artikeldaten aus dem ERP-System und gibt die Stückliste an das ERP-System zurück.
Tipp: Schnittstellen stellen immer Quellen für Fehler dar, gehen Sie deshalb sparsam damit um.

 

Erst der Prozess, dann das Tool!

Das Tool ist die Software. Sie legen fest wie Sie mit der Software arbeiten wollen. Überlegen Sie sich daher genau, ob Sie Ihre Unternehmensprozesse an die Software anpassen, d.h. Sie übernehmen den Standard. Meiner Meinung nach funktioniert das nur bei neu gegründeten Unternehmen, da diese noch keine eingefahrenen Prozesse haben.
Sind Sie allerdings schon mehrere Jahre am Markt tätig, werden Sie Anpassungen nicht vermeiden können.
Ziel muss allerdings sein: Mindestens 80% Standardfunktionalität nutzen.
Tipp: Stellen Sie bei jeder Anpassung die Releasefähigkeit sicher.

 

Klären Sie zuerst Ihre Prozesse!

Bevor Sie sich in die ERP-Systemauswahl stürzen, klären Sie zuerst Ihre Prozesse.
Legen Sie fest wie Sie arbeiten wollen und zwar für jeden Bereich im Unternehmen. Aus dem Ergebnis leiten Sie dann die Anforderungen an das zukünftige ERP-System ab. Glauben Sie mir, es erleichtert den nachfolgenden Auswahlprozess ungemein, wenn Sie genau wissen was Sie wollen. Nehmen Sie sich für diese Analyse unbedingt ausreichend Zeit und beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein. Zudem bin ich mir sicher, dass bei dieser Gelegenheit noch das eine oder andere Verbesserungspotential im Unternehmen aufdeckt werden kann.

 

Vergleich von Anbietern mit gleichem ERP-System

Systeme wie Dynamic Navision, Dynamic AX, Sage Officeline oder SAP Business One werden von mehreren Systemhäusern angeboten.
Tipp: Lassen Sie Ihre ERP-Anforderungen von zwei Anbietern des gleichen Systems prüfen. Bei gegenteiligen Aussagen können Sie gezielt nachhaken und erzielen damit einen vollständigeren Überblick über die Systemfunktionalität. Nebenbei erfahren Sie noch welcher Anbieter gewissenhafter und erfahrener ist. Zudem kann ein Preisvergleich niemals schaden, nicht nur hinsichtlich Lizenzpreis, sondern auch Tagessätze und Wartungspreise.

 

ERP-Anforderungen ausreichend detaillieren

Wie detailliert Sie Ihre Anforderungen beschreiben müssen, hängt von der Komplexität Ihrer Prozesse ab.  Beispiel: Sie wollen in Ihrem zukünftigen ERP-Systeme Angebote erstellen. Doch genügt das?
Möchten Sie auch Alternativpositionen im Angebot ausweisen, Zwischensummen bilden oder gar Angebote versionieren?
Prüfen Sie daher genau Ihre Anforderungen? Was benötigt Ihr Geschäftsprozess?

 

Petra Fäßler Qualitätsmanagement für die Metallbranche - Schachener Str. 207 - 88131 Lindau - mail@petrafaessler.de - Tel.: 08382 273 4954

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